市町村からの通知、保険等の重要書類、学校からのお知らせ、ダイレクトメールなど、増える一方の書類。収納方法にお悩みの方は多いと思います。

お掃除と収納のプロ、大津たまみ先生によると、書類はどれが大事なのか、いつまで取っていけばいいのかがわからなくなってしまい、たまっていくことになるのだとか。そこで、コレだけやればOKという収納ステップを教わりました。

 

プロの収納ワザ!書類の収納ステップ!

Step1:受け取ったら日付を書く!

大津先生がまずはこれをしてほしい!と提案するのが、書類を受け取った日付を記入すること。

封筒や書類の右上に、赤ペンで何年何月何日、と書いていきます。書類が来た日付がわかれば、手放すタイミングも決めやすく、整理がしやすくなります。

この時、そもそも不要だと思う書類(ダイレクトメールなど)はすぐにゴミ箱に入れること!この最初の取捨選択も必要な書類を手元に残すために重要だそうです。

Step2:ファイルボックスで分類

次にファイルボックスを3つ用意し、それぞれ次のようにラべリングをします。

[1] アクションをおこすもの
返信する、購入する、申込むなど、期日までに何らかの行動をおこす必要があるものです。

[2] 一時的に置いておくもの
電化製品の保証書やクーポン券など、ある期日まで取って置くもの、近々必要になりそうな書類です。

[3] 保管するもの
ずっと取っておく重要書類、保険証書や契約書、家電の取り扱い説明書などです。

これに従って書類を分類し、あてはまるボックスに入れていくだけです。

Step3:定期的に見直す

分類した書類のうち「アクションを起こすもの」ボックスだけ、見直すクセをつけましょう。ひとつのボックスだけを1週間に1度くらい見直すのであれば、そんなに手間ではないはず。期限切れも防げるようになりますよ。

また、「一時的に置いておくもの」は3か月、「保管するもの」は1年など、他のボックスはおおまかな期間で見直します。右上の日付を目安に、情報が古くなったものから整理していけば、書類がたまりすぎて困ることが減ります。

 

クリアファイルとフセンを活用

もう少し細かく収納したいという場合は、色のついたクリアファイルとフセンを活用するのがおススメ。

例えば「アクションをおこすもの」ボックスの中でも、特に期日が迫っているものは赤いファイルに入れ『すぐ行動!』とフセンに書いて貼ります。赤は目につきやすい色なので、緊急性の高い書類を入れるにはぴったりです。

「一時的に置いておくもの」の学校の書類のうち、年度末まで残すものは青いファイルに入れて『1年保管』のフセンをつけたり、「保管するもの」の中でも地図など次の更新日時まで保存するものは紫のファイルに入れて『○○年○月まで』と記入するなど、自分のルールで分類すると、整理しやすくなるそうですよ。

まずは日付を書き込むところから、お試しください。